ODD et surveillance continue des clients : pourquoi le KYC en temps réel remplace les examens périodiques

Dans l'environnement réglementaire actuel, il n'est peut-être pas suffisant de s'appuyer sur des examens annuels ou périodiques de la connaissance du client. Les clients peuvent changer d'adresse, d'emploi, de structure de propriété ou devenir politiquement exposés en l'espace de quelques jours. Sans un suivi en temps réel, votre équipe risque de manquer des mises à jour essentielles et d'exposer l'organisation à des amendes, des fraudes et des atteintes à la réputation.

C'est pourquoi la surveillance continue des clients, également appelée diligence raisonnable permanente ou KYC en temps réel, devient la nouvelle norme pour les banques, les fintechs et les entreprises réglementées.

Qu'est-ce que le suivi continu de la clientèle ?

Le contrôle continu signifie qu'au lieu de mettre à jour les dossiers des clients une fois par an, votre système de conformité suit les points de données clés et les indicateurs de risque au fur et à mesure qu'ils changent. Pour les particuliers, il peut s'agir de l'identité, de l'adresse, du statut professionnel et de l'exposition aux sanctions ou aux PPE. Pour les entreprises clientes, il s'agit de la propriété de l'entreprise, des mandats d'administrateur, des activités commerciales et de l'exposition géographique.

En pratique, le contrôle continu vous permet d'avoir toujours une vue d'ensemble actualisée de votre clientèle.

Pourquoi les examens périodiques ne suffisent plus

Les examens périodiques de la connaissance du client laissent de longues zones d'ombre.

• Risque de sanction lorsqu'un client est ajouté à une liste de sanctions plusieurs mois après l'onboarding et qu'aucune mise à jour n'est prévue.
• Les changements de propriété qui modifient le profil de risque d'une entreprise du jour au lendemain.
• Exposition à la fraude car des informations obsolètes rendent plus difficile la détection d'un comportement inhabituel
• Pression réglementaire : les autorités de surveillance exigent une diligence permanente plutôt que des contrôles ponctuels

Les révisions annuelles sont réactives. Le contrôle continu est proactif.

Éléments clés à suivre dans le cadre d'un KYC en temps réel

Pour maintenir une connaissance fiable des clients, les organisations doivent se concentrer sur les points suivants :

• Sanctions et filtrage des PPE grâce à des vérifications quotidiennes automatisées par rapport à des listes mises à jour
• Changements d'identité tels que noms, adresses, état civil ou documents périmés
• Situation professionnelle (changement d'emploi, chômage, retraite, etc.)
• Propriété de l'entreprise avec de nouveaux administrateurs, bénéficiaires effectifs ou représentants légaux
• Activités commerciales telles que l'expansion dans des secteurs ou des juridictions à haut risque
• Comportement des clients lorsque l'utilisation d'un nouveau produit ou les transactions diffèrent des schémas prévus

Ces éléments influencent directement la classification des risques et devraient déclencher des mises à jour dans les dossiers des clients.

Comment mettre en place une vigilance continue en matière de conformité

L'adoption de la surveillance en temps réel ne doit pas être une tâche insurmontable. La transition se fait généralement en cinq étapes.

1. Appliquer une segmentation basée sur le risque

Tous les clients n'ont pas besoin du même niveau de surveillance. Définissez des catégories de risques et adaptez l'intensité de la surveillance. Les clients à haut risque doivent faire l'objet d'un contrôle plus fréquent et plus approfondi, soutenu par une évaluation dynamique des risques.

2. Automatiser le contrôle des sanctions et des PPE

Le filtrage manuel est lent et source d'erreurs. L'utilisation d'outils automatisés à partir d'une bibliothèque de scans garantit que les profils des clients sont vérifiés quotidiennement par rapport à des sources mises à jour.

3. Intégrer la conformité à la gestion de la relation client et aux opérations

L'activité des clients évolue souvent en dehors des canaux de conformité. Grâce à la case management centralisée case management, les signaux d'activité sont directement intégrés dans les flux de travail de conformité, de sorte qu'aucun changement n'est manqué.

4. Définir des déclencheurs pour l'expiration des documents et les changements de profil

Lorsqu'un identifiant expire ou que les données relatives à la propriété changent, des alertes devraient automatiquement déclencher un examen. Ces contrôles sont intégrés à la fois dans la vérification de l'utilisateur et dans celle de l 'entreprise.

5. Utiliser des campagnes de remédiation pour collecter les données manquantes

Lorsque les informations sont incomplètes ou obsolètes, lancez une campagne de sensibilisation ciblée. Les flux de travail automatisés rendent les équipes de conformité plus efficaces et améliorent les taux de réponse.

Avantages du suivi des clients en temps réel

Le passage d'un contrôle périodique à un contrôle continu apporte une valeur ajoutée évidente.

• Conformité renforcée grâce à l'actualisation des fichiers clients
• Diminution du risque de fraude grâce à une détection plus rapide des changements suspects
• Amélioration de l'expérience client grâce à la réduction du nombre d'examens de rattrapage
• Préparation à l'audit avec des preuves d'un contrôle proactif disponibles à tout moment
• Efficacité opérationnelle grâce à l'automatisation qui réduit les contrôles manuels

Les défis et la manière de les surmonter

Les équipes s'inquiètent souvent de la complexité. Voici comment surmonter les obstacles les plus courants.

• Amélioration des faux positifs grâce à l'ajustement des règles et des seuils dans les modèles de risque
• La connexion des données opérationnelles avec les flux de travail de conformité permet de remédier au cloisonnement des systèmes.
• Réduction des frictions avec les clients grâce à une communication transparente et à des mises à jour en libre-service
• Gestion des coûts grâce à l'automatisation et à l'utilisation de scanners prédéfinis provenant de la bibliothèque de scanners

Le contrôle continu dans la pratique : avant et après

• Avant les révisions annuelles, les contrôles manuels de la propriété, les documents vérifiés uniquement au moment du renouvellement, les scores de risque statiques
• Après un contrôle quotidien des sanctions et des PPE, des alertes déclenchées en cas de documents périmés, des contrôles automatisés des changements de propriété, une évaluation dynamique des risques...

Comment Ondorse soutient l'ODD et la vigilance continue

Ondorse aide les équipes chargées de la conformité à automatiser les contrôles préalables de bout en bout.

• Vérification de l'utilisateur pour un contrôle en temps réel des sanctions et des PEP et une actualisation du KYC en fonction des événements
• Vérification de l'entreprise pour le KYB adaptatif et suivi des changements de propriété
• Evaluation du risque AML pour une évaluation continue du risque client
• Bibliothèque d'analyses pour déployer des contrôles et des alertes prêts à l'emploi
• Case management pour centraliser les décisions et rester prêt pour l'audit

La surveillance continue des clients n'est plus facultative. Aller au-delà des examens périodiques permet aux entreprises de détecter les risques plus tôt, de réduire les coûts de mise en conformité et d'améliorer l'expérience des clients.

Si vous voulez vous assurer que votre connaissance des clients reste exacte chaque jour et pas seulement une fois par an, découvrez comment le suivi en temps réel peut transformer votre approche de KYC et KYB.

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